Beschleunigung des globalen Rohstoffeinführungsprozesses

Arbeitssicherheit und der der sichere Umgang mit Chemikalien unterliegen weltweit strengen Regulierungen und Vorschriften. Unternehmen wie FUCHS PETROLUB, ein multinationaler Hersteller von Schmierstoffen, haben daher ein weltweites Netzwerke mit Spezialisten aufgebaut, um sicherzustellen, dass ihre Rohstoffe den jeweiligen nationalen Vorschriften entsprechen. Um den komplexen Prozess der Einführung neuer Chemikalien in das Unternehmen zu beschleunigen und zu verbessern, beschloss FUCHS, ihn durch die Implementierung einer SAP Fiori-basierten Webanwendung zu digitalisieren.

Über FUCHS

FUCHS ist ein weltweit tätiger Konzern, der Schmierstoffe und verwandte Spezialprodukte entwickelt, produziert und vertreibt. Sein Hauptsitz befindet sich in Mannheim, Baden-Württemberg, Deutschland, wo das Unternehmen 1931 gegründet wurde. Unter dem Dach der FUCHS PETROLUB SE sind heute fast 6.000 Mitarbeiter in 50 Ländern beschäftigt. FUCHS ist der weltweit größte Anbieter unter den unabhängigen Schmierstoffherstellern. Das Angebot umfasst mehr als 10.000 Produkte und damit verbundene Dienstleistungen und bedient mehr als 100.000 Kunden aus verschiedenen Branchen wie Automobil, OEM, Bergbau und Exploration, Metallverarbeitung, Land- und Forstwirtschaft und viele mehr.

Digitaler Workflow ersetzt papierbasierte Datenerfassung

FUCHS PETROLUB SE verwaltet die Stammdaten aller weltweit eingesetzten Rohstoffe zentral über die Abteilung "Know-How-Transfer" (KHT) in Mannheim. Dieser zentrale Ansatz ist zwar gut etabliert, war aber angesichts der zunehmenden regulatorischen Anforderungen nicht effizient genug. So erforderte beispielsweise der Prozess zur Einführung neuer Rohstoffe einen hohen manuellen Aufwand: vom Ausfüllen verschiedener Papierformulare über die E-Mail-Weiterleitung bis hin zur manuellen Eingabe aller Daten in eine Microsoft Access-Datenbank.

FUCHS entschied sich daher für die durchgängige Digitalisierung des teils noch papierpasierten Prozesses. Als Lösungsplattform wurde SAP Fiori bestimmt, um die unkomplizierte Integration in Fuchs' bestehende SAP-Umgebung zu gewährleisten.
Bei der Auswahl eines geeigneten Partners für das Projekt wurde ein Beratungsunternehmen gesucht, das über umfassende Erfahrungen im Bereich SAP EHS und die SAP Fiori-Technologie verfügt, aber auch ein klares Verständnis der globalen regulatorischen Prozesse hat.

"Mit HELASOFT haben wir den kompetenten Partner für beides gefunden", erzählt Tatjana Spahl, Global SAP EH&S Department bei FUCHS PETROLUB SE. Ihre international erfahrenen Berater haben uns bei der Diskussion möglicher Lösungen sehr geholfen und unterstützt. Zudem setzten sie die vereinbarten Schritte jeweils in kürzester Zeit um!"

Zugriff auf Informationen für alle verbundenen Prozesse

Durch die gute Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten nahm das Projekt schnell Gestalt an und wurde nach acht Monaten erfolgreich abgeschlossen. Heute werden alle Informationen rund um den globalen Rohstoffeinführungsprozess bei FUCHS in der neuen HELASOFT Fiori-App gesammelt.

Lösungsübersicht

Die SAP Lösung ersetzt die bisherigen PDF-Formulare zur Anforderung von (Test-)Rohstoffen

Die Anwendung deckt den komplexen Genehmigungsprozess mit einem status-getriebenene Workflow ab. Dank der Fiori-App werden keine weiteren Schnittstellen zur Datenverarbeitung benötigt.

Zusätzlich zu den Daten der KHT-Abteilung, enthält die App auch den Schriftverkehr, Anhänge und weitere EHS-Daten, die für den Einführungsprozess benötigt werden.

Integration des Archives zur Sicherung von Anhängen . Eine separate SAP Fiori-Kachel ermöglicht es den Anwendern, gezielt nach Anlagen zu suchen, die zu einem bestimmten Rohstoff gehören.

"Um die Effizienz und Qualität unseres Rohstoffeinführungsprozesses zu verbessern, wollten wir den papierbasierten Teil abschaffen. Mit HELASOFT haben wir den richtigen Partner zur Ausarbeitung, Gestaltung und Implementierung einer voll-integrierten, SAP Fiori-basierten Lösung gefunden - und das alles innerhalb eines engen Zeitplans.“

Tatjana Spahl, Global SAP EH&S Department, FUCHS PETROLUB SE